Binnen Contracked™ kunt u aangeven voor welke organisaties u contractbeheer wilt uitvoeren. Stel dat uw organisatie over meerdere lokaties verspreid is, of meerdere vestigingen in verschillende landen heeft, dan kunt u per lokatie/vestiging contractbeheer inregelen. Gebruikers van Contracked™ worden gekoppeld aan een organisatie en kunnen niet bij de gegevens van andere organisaties. Voor het beheren van uw organisatie-onderdelen selecteert u “Organisatie” in de Beheer tab. U komt dan in het nieuwe scherm met het overzicht van alle organisaties.
Selecteer “Nieuwe entiteit” voor het invoeren van een nieuw organisatie-onderdeel. U komt dan in het nieuwe scherm waarin u een nieuwe organisatie kunt invoeren.
Voor het beheren van gebruikers van Contracked™ selecteert u “gebruikersbeheer” onder “instellingen” in de Beheer tab. Vervolgens krijgt u het overzicht te zien van alle gebruikers. Voor het toevoegen van een nieuwe Contracked™ gebruiker, selecteert u “Nieuwe gebruiker”. U krijgt dan het scherm te zien waarin u de gegevens van de nieuwe gebruiker kunt invoeren.
Van elk contract kunt u het type/soort aangeven: bijvoorbeeld inkoop, dienstverlening, service level agreement (SLA), verzekering, etc.. De verschillende type contracten bepaalt u zelf in de module “Contractsoorten”. Voor het toevoegen van een nieuw type contract selecteert u de button “Nieuw type contract”. Vervolgens krijgt u een nieuw scherm waarin u het nieuwe type contract kunt invoeren.
Bij het invoeren van een nieuw contract is een unieke identificatie nodig per contract. Dat kan een willekeurige beschrijving en/of getal zijn. Contracked™ biedt de mogelijk deze unieke identificatie te genereren op basis van datum + volgnummer. Dit is de standaard instelling wanneer u met Contracked™ start. U kunt dit wijzigen in de Beheer tab onder de optie “Automatisch Volgnummer voor nieuw Contract”. Vervolgens komt u in het scherm waarin de instelling wordt weergegeven.
De gebruiker vult de naam van het contract in, eventueel een bedrag, begin- en einddatum, de opzegtermijn en selecteert de eigenaar van dit contract. De eigenaar krijgt volledige inzicht omtrent de alle activiteiten van het contract. Op dit moment wordt het contract al bewaakt door Contracked™. Er zijn namelijk automatisch een aantal gegevens aangemaakt die ervoor zorgen dat o.m. de einddatum bewaakt wordt. Op deze manier kan vrij snel een contract ingevoerd en beheersbaar worden.
Indien je meer onderdelen van een contract wilt bewaken dan de einddatum, dan kunt je hiervoor de objecten Paragraaf en Taak gebruiken. Een paragraaf is een onderdeel van een contract wat beheerd kan of moet worden. Je kunt per contract meerdere paragrafen maken. Zo kun je bijvoorbeeld verplichtingen in een contract in 1 of meerdere paragrafen opnemen. Vervolgens koppelt je er taken aan die ervoor zorgen dat je de verplichtingen daaruit nakomt.
Voorbeeld: jaarlijkse rapportage software licenties.
In uw contract staat de verplichting dat je de software leverancier 1 keer per jaar een overzicht geeft van het aantal gebruikers van haar software. Je maakt een paragraaf aan die deze verplichting omschrijft en je maakt een taak aan voor jezlef of een collega om de licenties 1 keer per jaar te tellen. Je zorgt vervolgens voor dat je deze gegevens tijdig aan uw leverancier stuurt.
In de tab Dashboard vindt je een grafisch overzicht van alle soorten contracten die jou toebehoren. Door de gerelegde autorisatie zul je alleen de contracten zien die op jou van toepassingen zullen zijn. Door te clicken op een onderdeel van de pie chart kom je in de onderliggende informatie. Makkelijk en eenvoudig te gebruiken.
Alle invoergegevens zijn te gebruiken voor het maken van een rapportage. Of je nu wilt weten welke contracten binnen de aankomende 2 maanden zullen expireren of dat je wilt weten welke activiteiten door wie wanneer zal worden uitgevoerd. Met een eenvoudige handeling is deze informatie voorhanden en makkelijk te gebruiken in regulieren overleggen.
